Seminario sulla Posta Elettronia con Approfondimenti su Calendari, Rubrica e sincronizzazioni —>

La Divisione ICT gestisce il servizio di posta elettronica dell’Agenzia.

Sono ospitati sia il dominio istituzionale @enea.it che molti altri domini relativi a progetti, consorzi, spin-off che collaborano con l’ENEA.
Viene rilasciata una casella di posta elettronica aziendale au soli dipendenti ENEA, ex dipendenti in quiescenza (per un anno) o titolari di incarichi di collaborazione a titolo gratuito, già dipendenti ENEA. In casi particolari è possibile ottenere anche caselle di tipo funzionale, ovvero riferite ad una specifica funzione o attività.

L’indirizzo di posta elettronica viene utilizzato da ENEA per fornire tutte le credenziali e le modalità di accesso ai vari servizi informatici per cui è di fondamentale importanza attenersi alla istruzioni presenti nel paragrafo Sicurezza della password.

Possono utilizzare il servizio di Posta Elettronica:
1. Dipendenti
2. Ex dipendenti

3. Funzioni

1. Dipendenti. Appartengono a questa categoria tutti i dipendenti ENEA (Tempi Indeterminati e Tempi Determinati). Per ottenere la propria casella di Posta è sufficiente che l’utente faccia una richiesta compilando il seguente  modulo al quale andrà allegata la scansione del proprio badge.

2. Ex dipendenti. Appartengono a questa categoria il personale ENEA in quiescenza e i titolari di incarichi di collaborazione a titolo gratuito, già dipendenti ENEA.
Casella di Posta per collaboratori esterni con incarichi professionali
. In caso di personale in quiescenza la funzionalità della casella sarà mantenuta per un anno in sola ricezione dei messaggi. Nel caso di ex-dipendenti ENEA che collaborano a titolo gratuito le funzionalità della casella di posta elettronica verranno mantenuta per tutta la durata della collaborazione. La richiesta deve essere inviata dal responsabile di riferimento di primo livello ENEA con C.I. ad ICT.

3. Funzioni.  Possono essere attivate caselle di posta elettronica per funzioni relative a strutture organizzative, segreterie, progetti, consorzi e spin-off di pertinenza dell’ ENEA. Tale tipo di casella postale viene rilasciate solo su richiesta del Responsabile di Unità (attraverso la sua utenza ASIE) per rispondere ad esigenze particolari. Il nome della casella postale sarà normalmente del tipo “nomefunzione.nome-unità/centro@enea.it” e verrà concordato con il richiedente che dovrà sempre indicare il dipendente ENEA di riferimento. Il modulo è presente previa autenticazione al portale del ticketing al seguente link.

 

Richiesta. Il processo per richiedere una casella di Posta varia in base alla tipologia di utente così come specificato nel paragrafo “Chi può utilizzare il servizio di Posta Elettronica”.   Di norma, comunque, le credenziali per il servizio di Posta Elettronica corrispondono al proprio nome e cognome con l’aggiunta del dominio @enea.it, nella seguente forma:  nome.cognome@enea.it. Sia ai Dipendenti che agli Utenti Esterni verrà comunicata la propria casella di posta (tipicamente nome.cognome@enea.it) e la password di primo accesso tramite i contatti forniti nel modulo di richiesta compilato in base alla tipologia di utente.

Validità. La casella è legata al rapporto di lavoro/collaborazione con ENEA, al termine di tale periodo la casella verrà automaticamente disabilitata.
Per i soli Dipendenti al momento dalla cessazione del rapporto con ENEA viene disabilitata la sola funzionalità di invio, lasciando invece attiva la funzione di ricezione; l’utente nei 30 giorni precedenti la data di cessazione potrà comunicare, utilizzando il sistema di ticketing, l’eventuale casella di posta elettronica privata non-ENEA alla quale ridirigere automaticamente i messaggi in arrivo sulla propria casella.
Successivamente, passati 12 mesi, la casella di posta verrà completamente disattivata e non potrà più essere utilizzata.

Rinnovo e Modifica. La validità della casella di Posta può essere rinnovata o modificata solo per le caselle funzionali in quanto i Dipendenti ne hanno diritto per l’intera durata del rapporto di lavoro. Il responsabile di riferimento potrà modificare la data di validità così come specificato in Casella di Posta funzionale.

Smarrimento. Chi dovesse avere dubbi sulla propria casella di Posta può sempre aprire un ticket, accedendo qui. In questo caso e’ necessario selezionare la categoria “Posta Elettronica” e riempire tutti i campi relativi alla identificazione dell’utente.

Password e identificazione dell’utente. Per fornire la password di primo accesso, o tutte le volte che l’utente chiede un cambio password perché ha dimenticato la propria, la Divisione ICT dovrà accertarsi della reale identità dell’interlocutore. La richiesta avviene aprendo un ticket. I Ticket possono essere aperti in modalità anonima o autenticata. Nella modalità anonima c’è la necessità di allegare il badge. Ciò non è necessario accedendo in maniera autenticata con le proprie credenziali ASIE, qualora in possesso dell’utente. Ai Dipendenti verrà comunicata la propria casella di posta (tipicamente nome.cognome@enea.it) e la password di primo accesso tramite i contatti forniti nel modulo di richiesta compilato in base alla tipologia di utente.

La password è strettamente personale e al fine di garantire le  misure minime di sicurezza, va modificata periodicamente rispettando le seguenti regole:

  • deve avere almeno 8 caratteri alfanumerici (MAX 12)
  • non deve essere simile alla username
  • deve essere sufficientemente complessa

Modifica. Per modificare la password della posta elettronica bisogna connettersi al sito https://mail.enea.it e autenticarsi. Nella barra del menù “Impostazioni” scegliere “password” quindi fornire la vecchia password e la nuova. Informazioni dettagliate qui.

Smarrimento. Al momento non è possibile gestire in autonomia da parte dell’utente lo “smarrimento” della password, si invita pertanto a conservarla con cura. In caso di smarrimento seguire le istruzioni specificate in password e identificazione dell’utente.

Scadenza. La password ha una durata annuale. Pertanto è necessario modificarla almeno una volta l’anno.

Il servizio di posta elettronica è abilitato per attivare un colloquio in modalità sicura. Per garantire una maggiore sicurezza e privacy nello scambio di informazione tra client e server, si consiglia:

  • l’uso della URL https://mail.enea.it se si accede al servizio tramite browser

  • l’attivazione della modalità TSL/SSL se si accede tramite un client di posta elettronica; come in tutti gli atri casi per ottenere un supporto per introdurre tale modalità sulla propria stazione di lavoro potete aprire un  ticket nella Categoria tipo “posta elettronica” all’indirizzo https://ticketing.enea.it

Si fa presente che in caso di violazione della propria casella, il sistema autonomamente bloccherà il flusso mail e sarà necessario l’apertura di un ticket su https://ticketing.enea.it.